Organisation d'évènement public
Tout évènement public, qu'il soit organisé par un privé, une entreprise ou un comité, doit faire l'objet d'une demande officielle au collège communal.
Qu'est ce qu'un évènement public ?
Est considéré comme évènement public tout évènement accessible sans invitation, qu'il soit organisé sur le domaine public, ou non.
Exemple : soirée, souper, brocante, spectacle, marche ADEPS, course à pied, carnaval, etc.
Est considéré comme évènement privé tout évènement accessible uniquement via invitation de l'organisateur.
Exemple : fête privée (anniversaire, communion, etc.)
Comment faire ?
La demande doit être introduite 3 mois avant la date de l'évènement, via le formulaire multidisciplinaire validé par la zone de secours Val de Sambre et le zone de Police Entre-Sambre-et-Meuse.
Le document doit être envoyé par mail, ou par courrier, au service culture. Celui-ci doit être accompagné d'un mail expliquant l'évènement de manière la plus précise possible.
Si l'organisateur souhaite bloquer des rues, ou interdire le stationnement, il doit en faire mention dans son mail, et indiquer la liste des rues à bloquer, ainsi que les périodes.
Exemple : Circulation interdite dans la Rue Albert 1er, entre les habitations n° 10 et n°25, du samedi 01/01 08h00 au dimanche 02/01 22h00.
Chaque demande est soumise à l'approbation du collège communal, ainsi qu'à l'avis de la zone de police et de la zone de secours.
Responsabilités de l'organisateur
- Respect des législations et réglementations en vigueur
- Demander l'accord d'organisation de l'évènement
- Communiquer le programme et les groupes de participants
- Échanger les informations nécessaires
- Participer à des réunions de coordination
- Respecter les conditions suspensives et les accords
- Établir un plan de communication (nom et n° de téléphone des responsables de l'organisation)
- Prévoir une personne de contact avec un pouvoir décisionnel
- Assurer la collaboration et la coordination avec les services de police et de secours
- Réaliser une analyse de risques
- Prévoir des consignes de sécurité
- Créer un environnement sûr, agréable et accueillant sur le site de l'évènement
- Prévoir un service d'ordre interne efficace
- Prendre les mesures qui s'imposent pour un déroulement fluide et paisible de l'évènement
Subvention en nature
Les comités et ASBL qui organisent des évènements publics ont la possibilité de solliciter un prêt de matériel (subvention en nature).
Cela ne s'applique qu'aux comités et ASBL, et non aux entreprises ou aux organisateurs à titre privé.
La liste du matériel est disponible en annexe.
Besoin d'aide ?
Pour toute question, n'hésitez pas à contacter le service culture.