Offre d'emploi - Commune de Mettet

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UN AGENT ADMINISTRATIF D4 TEMPS PLEIN (H/F) pour le service Etat civil/Population avec constitution d’une réserve de recrutement

 

L’Administration communale de Mettet recrute
UN AGENT ADMINISTRATIF D4 TEMPS PLEIN (H/F)
pour le service Etat civil/Population
avec constitution d’une réserve de recrutement

 

Votre fonction :

Sous la supervision du Directeur général :

L’agent reçoit, écoute et gère les demandes courantes des citoyens de l’administration, relatives aux matières concernées (Population : changements d’adresse, cartes d’identité, passeports, permis de conduire, cohabitations légales, extrait de casier judiciaire, … Etat civil : naissance, mariage, divorce, décès, sépulture, inhumation, exhumation, … et Droit des étrangers). Il ou elle les informe sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre et délivre les documents demandés.

 

L’agent sera notamment en charge de :

·         Assurer un accueil de qualité et accompagner les citoyens dans leurs démarches administratives ;

·         S’assurer de la conformité des documents fournis à, et par les citoyens ;

·         S’assurer du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur ;

·         Encaisser des paiements ;

·         Classer et archiver des documents ;

·         Renseigner les interlocuteurs internes ou externes à l’administration sur les services et le contenu d’un dossier ;

·         Vérifier les conditions du public dans ses différentes démarches administratives relatives au service état civil/population ;

·         Se soucier de la qualité du service au public et de la demande du citoyen ;

·         Chercher des informations en consultant des catalogues, des répertoires, des listings, des annuaires, des fichiers, …

·         Encoder les nouvelles informations dans les banques de données ;

·         Rédaction de courriers divers ;

·         Préparer les dossiers au Collège communal et Conseil communal ;

·         Recevoir les plaintes des citoyens concernées par les dossiers et les réclamations des citoyens ;

·         Recevoir les appels téléphoniques des citoyens et traiter les demandes ;

·         Se renseigner sur les demandes des interlocuteurs pour mieux y répondre ;

·         Prendre contact régulier avec les différentes autorités administratives et judiciaires (Procureur du Roi, Greffes, SPF Justice, Office des étrangers, …).

 

 

Etat civil :

·         Informer le public et répondre aux questions des citoyens au sujet de la reconnaissance de paternité, des concessions et des célébrations de mariages ;

·         Mariage : examiner les autorisations de mariage, assurer le suivi aux déclarations de mariage, représenter l’administration lors des cérémonies de mariage ;

·         Décès : assurer le suivi des actes de décès, des dossiers relatifs aux décès, aux inhumations et aux exhumations ;

·         Vérifier les conditions relatives à la reconnaissance de paternité ;

·         Assurer le suivi des dossiers relatifs aux divorces ;

·         Encoder des données et informations dans les différents registres (RN) et dans la Banque des Actes de l’Etat Civil (BAEC);

·         Délivrer des documents types (actes de naissances, extrait de registre de l’état civil, …) ;

·         Gérer les dossiers relatifs à l’obtention de la nationalité belge (envoyer vers le parquet, l’office des étrangers, la sureté de l’état, …) ;

·         Collaborer avec la police, l’équipe des fossoyeurs, les membres du service et les usagers ;

 

Population :

·         Assurer le suivi des demandes de cartes d’identité, de passeports, de permis de conduire, de cohabitation légale et des dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire, les déclarations anticipées relatives à l’euthanasie ;

·         Commander les sealbags, étiquettes, bordereaux, …

·         Compléter les divers formulaires (modèle 3, modèle 5, modèle 5 bis)

·         Envoyer les convocations relatives aux cartes d’identité ;

·         Délivrer les cartes d’identité, les extraits de casiers judiciaires, les passeports, les permis de conduire ;

·         Recevoir les déclarations de dernières volontés, de dons d’organes, de cartes d’identité, de changement d’adresse, de cohabitations légales, de passeport, de permis de conduire, d’extrait de casier judiciaire ;

·         Recevoir les sealbags ;

·         Accompagner les ressortissants étrangers dans leurs procédures d’établissement ;

·         Participer activement à la mise en place d’élections.

 

 

Votre profil :

 

·         Vous possédez un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ;

·         Vous disposez d’une expérience de minimum 1 an au sein d’un service équivalent dans une administration est un atout ;

·         Vous maîtrisez les procédures et législations liées à la fonction est un atout ;

·         Vous maitrisez le logiciel Saphir est un atout ;

·         Vous maîtrisez l’outil informatique (Word et Excel,) ;

·         Vous avez une bonne communication orale et écrite ;

·         Vous savez rédiger et avez une orthographe impeccable ;

·         Vous êtes consciencieux, rigoureux, structuré et capable de gérer plusieurs tâches simultanément ;

·         Vous faites preuve d’écoute, d’empathie, avez le sens de l’accueil et du service au citoyen (politesse, résistance au stress, dialogue, écoute, respect) et êtes capable de vous adapter à différentes situations ainsi qu’à différents publics ;

·         Vous agissez de manière intègre et respectez la confidentialité ;

·         Vous êtes dynamique, organisé, proactif, fiable et capable de travailler de façon autonome tout en vous intégrant aisément dans une équipe ;

·         Vous pouvez vous adapter à des horaires flexibles (amener à travailler parfois en soirée ou le samedi) ;

·         Vous vous engagez à suivre les formations requises ;

·         Vous êtes disponible pour une entrée en fonction immédiate.

 

 

 

Conditions de recrutement :

 

1.       Être belge ou citoyen de l’Union européenne,

2.       Jouir des droits civils et politiques,

3.       Être de conduite irréprochable,

4.       Avoir une parfaite maîtrise de la langue française,

5.       Être âgé de 18 au moins,

6.       Être physiquement apte à occuper l’emploi,

7.       Être porteur d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS),

8.       Disposer du permis B est obligatoire,

9.       Réussir un examen de recrutement.

 

Examen de recrutement :

 

Le candidat sera évalué sur ses aptitudes requises par la fonction, la concordance de ses capacités avec les caractéristiques spécifiques de la fonction, sa motivation ainsi que l’intérêt qu’il/elle manifeste pour le domaine d’activités.

L’examen comportera une épreuve écrite (prévue le 18 novembre) et une épreuve orale.

Chacune des deux épreuves est éliminatoire et le candidat doit y obtenir un minimum de 50% des points. Pour être déclaré lauréat, les candidats doivent obtenir pour l’ensemble des deux épreuves un minimum de 60% des points.

 

Nous vous offrons :

 

·         Contrat de travail : CDD de 12 mois, renouvelable avec la possibilité d’un CDI après 1 an (si évaluation positive à très positive) ou après 2 ans (si évaluation positive) ;

·         Temps plein : 38h/sem (selon un horaire variable) ;

·         Rémunération sur base de l’échelle barémique RGB D4 (annuel brut indexé Min : 26.415,44€ - Max : 40.272,74€ soit un traitement mensuel brut indexé de minimum 2201,29€ à maximum 3356,06€). Ancienneté valorisable à concurrence de 6 années maximum pour le secteur privé et l’entièreté pour le secteur public (sur base des attestations) ;

·         Régime de vacances du secteur public : 26 jours + jours extra-légaux ;

·         Allocation de foyer ou de résidence ;

·         Pécule de vacances et allocation de fin d’année ;

·         2ème pilier de pension ;

·         Entrée en fonction prévue avant mars 2021.

 

 

Dépôt des candidatures :

 

Le dossier de candidature comprendra obligatoirement :

1.       Une lettre de motivation,

2.       Un curriculum vitae,

3.       Une copie du diplôme requis,

4.       Un extrait de casier judiciaire (modèle 1) datant de moins de trois mois à la date d’envoi de la candidature,

5.       Une copie du permis de conduire (B).

 

Le dossier de candidature devra être adressé au Collège communal de Mettet, Maison communale, Place Meunier, 1 à 5640 METTET pour le lundi 26 octobre 2020 au plus tard

·         Soit par pli recommandé à la Poste (le cachet de la poste faisant foi),

·         Soit par remise de la main à la main au service du Personnel contre accusé de réception,

·         Soit par e-mail : charlotte.bourguignon@mettet.be

 

Tout dossier incomplet à la date de clôture de l’appel public sera considéré comme irrecevable.

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Charlotte Bourguignon (Service du personnel) au 071/71 04 55, pendant les heures habituelles de bureau ou par e-mail.

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